Процесс планирования любой свадьбы можно разделить на два основных этапа: организация и координация свадебного дня. Организация включает в себя разработку концепции, стиля, тайминга, инструкций и подбор команды. Координация же подразумевает контроль всех процессов, происходящих в свадебный день зачастую параллельно. Поговорим об особенностях координации свадьбы за границей.
Контроль логистики
На свадьбе за границей значительно усложенены процессы доставки декора и оборудования к месту проведения свадьбы, а также процессы логистики гостей и команды. Поэтому координация начинается минимум за 2-3 дня до самого торжества и заканчивается через несколько дней после нее. Координатору необходимо проконтролировать перелеты, трансферы, аренду транспорта по месту и помочь принять и переместить на склад все грузы уже на месте. Также стоит позабоиться о координации трансферов для гостей, пары и команды. Заранее заказать машину с водителем или такси. А в случае заминки, быть готовыми найти выход и даже срочную замену водителю.
Координация банкета
Как правило, на свадьбе в Европе, тайминг и очередность подачи блюд происходят по местным стандартам. Рестораны и кейтеринговые службы далеко не всегда идут навстречу организаторам и соглашаются менять свои внутренние процессы. Поэтому задача координатора – подстроиться под принятые в заведении правила обслуживания банкета. Для этого нужно заранее детально изучить все местные правила и обсудить их с местной администрацией. Например, гостям могут предложить в качестве закуски для начала банкета суп, и оспорить эту местную традицию будет очень непросто.
Работа с командой
Часть команды, как правило, приезжает из Украины, это намного проще с точки зрения контроля и общего видения свадьбы всеми участниками процесса. Но в любом случае, 30-40% команды (а то и больше) будут местными. И здесь главная задача координатора состоит в том, чтобы связать все процессы воедино и максимально адаптировать друг под друга разные стандарты проведения праздников. Это может касаться чего угодно. К примеру, на одной из наших свадеб в Хорватии, мы с удивлением обнаружили, что местные подрядчики позволяют себе употреблять алкоголь прямо во время аперитива, при гостях. В Украине же это неприемлемо. Было небольшое недопонимание, причем с обеих сторон.
Работа с декором
Оформление – один из самых масштабных процессов в период монтажа и демонтажа свадьбы. Главная задача координатора за границей – контролировать тайминг и помогать в решении возможных сложностей. Так, на одной из наших свадеб ветром сорвало и порвало гирлянду из электических лампочек. Но, благодаря слаженной работе координаторов и декораторов, проблема решилась очень быстро.
Решение форс-мажоров
В отличие от работы в Украине, работа в другой стране усложенена тем, что даже самые незначительные сложности могут разрастись и превратиться в серьезную проблему. Например, однажды на нашу свадьбу в Италии доставили цветы на день раньше, чем планировалось. Мы были вынуждены срочно решать вопрос с хранением цветов, так как помещение, планируемое для этого, было еще занято. На другой свадьбе кейтеринговая служба уехала, оставив невымытую посуду прямо на локации, которую уже утром нужно было сдавать в чистом виде. Думаю, именно в такие моменты женихи и невесты в полной мере могут осознать всю ценность работы организатора и координатора свадьбы.
Дарья Власенко
